ANDMETÖÖTLUSTINGIMUSED

29.08.18

 

Sellelt leheküljelt leiate, millisel eesmärgil Elva Vallavalitsus kui ametiasutus töötleb isikuandmeid ja eraelu puudutavat teavet ning kuidas vastavaid andmeid kaitstakse või avalikkusele kättesaadavaks tehakse.

Elva Vallavalitsus kui ametiasutus täidab avaliku võimu ülesandeid, mistõttu ametiasutuse tegevus on avalik. Lähtuvalt seadustest on ametiasutusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest Internetis avalikustada või teha muul viisil igaühele kättesaadavaks. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb ametiasutus ka isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet. Ka juba iga kirjaliku pöördumisega ametiasutusse satub ametiasutuse valdusse teave, mis võib riivata Teie eraelu, näiteks loetakse selliseks teabeks e-posti aadressi, andmeid elukoha kohta, telefoninumbrit jm.

Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Ametiasutus kasutab isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmisega seoses seadusega lubatud ulatuses. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks ning asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmed ei satuks alusetult kolmandate isikute valdusse.

Isikuandmete töötlemisel lähtutakse isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.

Elva Vallavalitsuse andmekaitsespetsialist:
Margit Kiin
margit.kiin@elva.ee 
tel 730 9885

 

ISIKUANDMETE AVALIKKUSELE KÄTTESAADAVAKS TEGEMINE

Isikuandmed avalikustatakse üksnes juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. 

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Elva Vallavalitsuse digitaalses dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikule osale on kõikidel juurdepääs Internetis Elva valla koduleheküljelt www.elva.ee. Elva vallaga ühinenud endiste omavalitsuste dokumendiregistrid on kättesaadavad siit.

Avaliku teabe seadusest § 12 lg 3 lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid ja/või märget „eraisik" (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui saadate ametiasutusele kirja paberdokumendina, kirja dokumendiregistri kaudu ei avalikustata. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie e-kiri avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4¹ alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7)  peavad Elva Vallavolikogu ja Elva Vallavalitsuse õigusaktid ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata eraisikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele, elukohale ja kontaktandmetele muid seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriigilise levikuga ajalehes või Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule; 
2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi või elektronposti aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada või kui füüsiline isik ei kinnita elektrooniliselt edastatud dokumendi kättesaamist ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13,  Ametlike Teadaannete põhimäärus).

Ametiasutus edastab valla infolehete vanema nõusoleku alusel vastsündinute nimed ja sünnikuupäevad, et õnnitleda uusi vallakodanikke ja nende vanemaid, samuti kaastunde avaldusena surnud vallakodanike nimed (rohkem infot saab registripidajalt Kristi Kalmuselt, kristi.kalmus@elva.ee, tel 7 309 886).

ISIKUANDMETE KOLMANDATELE ISIKUTELE, SH TEISTELE ASUTUSTELE EDASTAMINE

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt  juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja  elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele  (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust, väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest, lepingust või muust toimingust tulenev õigus seda küsida (nt haldusmenetluses osalev teine haldusorgan, kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat. 

Kui kirjaga, mis on ametiasutusele saadetud või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras, analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-postiaadress, telefoninumber). 

Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda  ainult seadusega sätestatud ulatuses  ja ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.  

Eriseadustest tulenevalt on ametiasutusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Ametiasutus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Süsteemi kasutatakse ka andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile).

E-toimiku infosüsteem on kinnine ning sinna saab siseneda üksnes isikutunnistusega (ID-kaart). Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.

Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 6 lõike 2 alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid  saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras. 

Ametiasutus peab isikuandmete kolmandatele isikutele ja asutustele edastamise kohta arvestust eraldi registris. Register on isikuandmete kaitse seaduse  ja avaliku teabe seadusega sätestatud ülesannete täitmiseks ning ainult asutusesisene. Ametnik, kes isikuandmed või isikuandmetega dokumendi kolmandale isikule või asutusele edastas, peab registrisse märkima, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisi ja millist asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teavet ta edastas.

Vastavalt isikuandmete kaitse seaduseleavaliku teenistuse seadusele  on ametiasutuse ametnikud kohustatud hoidma saladuses teenistuse tõttu teatavaks saanud perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet.

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE EESMÄRK, ULATUS JA VIIS

Elva valla omavalitsusorganid, Elva Vallavalitsus ja Elva Vallavolikogu, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Elva Vallavalitsus kui ametiasutus töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine ametiasutuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb ametiasutus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Isiku pöördumisele vastatakse tema valitud viisil kas telefoni, e-posti või kirja teel. Olenevalt teema delikaatsusest edastatakse vastus krüpteeritud või krüpteerimata e-kirjaga. Kui isik soovib vastust saada posti teel, siis vastatakse talle olenevalt teema delikaatsusest kas liht- või tähtkirjaga.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse  aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastikuregistrist, äriregistrist või mittetulundusühingute ja sihtasutuste registrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt ametiasutuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Dokumentide, mis hävitatakse, andmed kustutatakse ka dokumendiregistrist.

Mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldisi säilitustähtaegu alljärgnevalt:

1) valla omavalitsusorganite õigusakte (vallavalitsuse korraldused, vallavolikogu otsused) ja protokolle säilitatakse alalisena;

2) rahvastikuregistri alusdokumentidena säilitatakse isikukoodide taotlused alalisena, elukoha- ja isikuandmete teated 55 aastat, sünni ja surma registreerimise avaldused 10 aastat;

3) ehitiste ja maa kasutamisega seotud dokumendid säilitatakse alalisena;

4) vallaeelarvest makstavate tasude, hüvitiste, toetuste, õppelaenu kustutamisega jms seotud dokumendid säilitatakse 7 või 10 aastat;

5) eraisikute kirjavahetust säilitatakse 3 või 5 aastat, valimisküsimustes alaliselt. Õigusaktidest tulenevalt võib kirjavahetusel olla ka lühem või pikem säilitustähtaeg;

6) vallaga töö- või teenistussuhtest lähtuvalt on personaliga seotud dokumente üldine säilitustähtaega 50 aastat; 2009. aastast säilitatakse töölepinguid 10 aastat lepingu lõppemisest arvates; tööohutuse ja töötervishoiuga seotud dokumente säilitatakse 55 aastat; atesteerimiselehti 25 aastat; vallavanema käskkirju puhkusele lubamiseks, teenistus- või töölähetusse suunamiseks, isikliku sõiduauto teenistusülesannete täitmiseks kasutamise hüvitamiseks 7 aastat ning majanduslike huvide deklaratsioone 5 aastat (alates 2014. aastast esitatakse huvide deklaratsioonid Vabariigi Valitsuse asutatud registrile, kes korraldab deklaratsioonide avalikustamise, säilitamise ning hävitamise);

7) ametiasutusse tööle kandideerimisel avalikul konkursil osalemise dokumente säilitatakse värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni nõude aegumiseni (1 aasta) ning paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks 150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest. Samuti säilitatakse dokumente kandideerinu nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

8) füüsiliste isikutega sõlmitud töövõtu- ja käsunduslepinguid säilitatakse 10 aastat;

Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

ÕIGUS TUTVUDA ENDA ANDMETEGA

Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:

1) milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;

2) millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;

3) millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on ametiasutuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda  andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

1) esitada kirjalik taotlus (Kesk 32, Elva linn, Elva vald; elva@elva.ee);

2) taotleda teabenõude korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist (vt avaliku teabe seaduse § 14);

3) tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega ametiasutuses koha peal.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest väljastab ametiasutus  nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Dokumentide ärakirjade ja väljatrükkide või isikuandmete väljastamisel paberkandjal eest võtab ametiasutus alates dokumentide 21. leheküljest tasu 19 senti iga väljastatud lehekülje eest (avaliku teabe seadus § 25 lg 2, isikuandmete kaitse seaduse § 19 lg 2). Seda juhul, kui dokumentide või andmete väljastamise eest ei ole eriseadusega ette nähtud riigilõivu või muud tasu.

Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib

1) kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;

2)  takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;

3) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register,  e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu. 

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktidele (tel 730 9880, e-post elva@elva.ee või posti teel Kesk tn 32, Elva linn, Elva vald). Paranduste tegemiseks võib ametiasutus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab ametiasutus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). See on põhjus, miks erinevatele konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.

Kui ametiasutusel  ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.

ELVA VALLA VEEBILEHEL FOTODE AVALDAMINE

Elva valla veebilehel fotode avaldamisel lähtub ametiasutus isikuandmete kaitse seadusest ja Andmekaitse Inspektsiooni juhisest

Eesti Vabariigi põhiseaduse ja isikuandmete kaitse seaduse alusel on igaühel õigus oma kujutisele ning nõuda, et tagatakse tema õigus eraelu puutumatusele ka avalikus ruumis. Isikuandmete kaitse seadus annab neli õiguslikku alust, mil isiku salvestise kasutamiseks ei ole vaja tema kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil antud nõusolekut:

1) videosalvestamine füüsilise isiku poolt isiklikul otstarbel (nt sünnipäev, pulmapidu);

2) avalikustamise eesmärgil videosalvestamine avalikus kohas ning avalikel üritustel (§ 11 lg 8);

3) jälgimisseadmete kasutamine isikute või vara kaitseks (§ 14 lg 3);

4) ajakirjanduslikul eesmärgil, kui esineb ülekaalukas avalik huvi inimese andmete avalikustamiseks ning inimese õigusi ei kahjustata ülemääraselt (§ 11 lg 2). 

Elva valla veebilehel avaldatakse fotod tuginedes isikuandmete kaitse seaduse § 11 lõikele 8 ehk veebilehel avaldatakse fotod, mis on tehtud Elva valla avalikel üritustel või avalikus kohas.

Avalikul üritusel viibijal või avalikus kohas viibijal on õigus avaldada soovi enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise.

Kui isik leiab, et Elva valla veebilehel avaldatud fotode avalikustamisega on riivatud tema eraelu, on tal õigus pöörduda Elva Vallavalitsusse (e-post elva@elva.ee, Kesk 32, Elva linn, Elva vald, tel 730 9880).